Automatiseringsscan zelf doen

Excel-werkblad en handleiding om te zien welke terugkerende taken het eerst aandacht verdienen

Welke terugkerende taken kosten jou de meeste tijd, en welke gaan het vaakst mis? Met dit werkblad zet je ze op een rij en zie je wat het eerst aandacht verdient. Je hoeft geen technische kennis te hebben.

In het Excel-werkblad vul je per taak in wat je doet, hoe vaak, hoeveel minuten het kost, welke tools je gebruikt en wat er vaak misgaat. Met keuzelijsten blijft het invullen eenvoudig. Het werkblad rekent daarna uit hoeveel uur de taak per maand en per jaar kost en geeft een prioriteitsscore. De formule staat uitgelegd in het werkblad en in de handleiding, en je kunt de factoren zelf aanpassen.

De PDF-handleiding (4 pagina's) legt in gewone taal uit hoe je het werkblad gebruikt, met een uitgewerkt voorbeeld van zeven fictieve taken. Ook staat er eerlijk in wat AI wel en niet kan: AI maakt fouten, de uitkomsten zijn schattingen en geen belofte van tijdwinst, en je deelt geen klant- of financiële gegevens met een AI-dienst zonder te weten wat ermee gebeurt. Wil je daarna samen kijken, dan sluit de handleiding aan op de Bij Oort Automatiseringsscan.

Wat zit erin

• Excel-werkblad met zes tabbladen: Start hier (5 stappen en kleurlegenda), Dashboard (tegels, top 5 met staafdiagram en een regel 'Begin hier'), Taken, Voorbeeld, Uitleg en Lijsten
• Dashboard met aantal taken, tijd per maand, tijd per jaar in uren en werkdagen en de taak met de hoogste prioriteit; schakelaar om het dashboard van de voorbeeldtaken te tonen
• Invullijst voor 30 taken met keuzelijsten en korte invoerberichten (hoe vaak, wat gaat mis, stramien, gevoelige gegevens) en vriendelijke foutmeldingen
• Berekende uren per maand, uren per jaar, prioriteitsscore en label Hoog, Midden of Laag
• Aanpasbare factoren en grenzen
• Waarschuwing bij taken met gevoelige gegevens
• Handleiding als PDF (4 pagina's) met kader 'In het kort', stappen met vinkvakken, Tip en Let op, een voorbeeldtabel met fictieve taken en een korte woordenlijst
• Eerlijke uitleg over de beperkingen van AI

Voor wie

• Zzp'ers en kleine ondernemers die willen weten waar hun tijd naartoe gaat
• Wie wil beslissen waar verbeteren of automatiseren de moeite waard is

Voor wie niet

• Wie verwacht dat het werkblad zelf automatiseringen bouwt of tijdwinst garandeert
• Wie een persoonlijk advies over zijn processen zoekt (daarvoor is de Automatiseringsscan van Bij Oort)

Dit ontvang je

Je ontvangt het Excel-werkblad (.xlsx) en de PDF-handleiding van 4 pagina’s.

Veelgestelde vragen

Heb ik Excel nodig? Het werkblad is een Excel-bestand (.xlsx), bedoeld voor Excel 2016 of nieuwer. Het werkt ook in programma's die dat formaat openen. Controleer de keuzelijsten en formules in jouw programma.

Hoe nauwkeurig is de score? De score is een rekenhulp om te sorteren op basis van jouw schattingen. Het is geen meting en geen voorspelling van tijdwinst.

Moet ik AI gebruiken? Nee. Vaak is schrappen, vereenvoudigen of een sjabloon genoeg. De handleiding legt uit wanneer AI wel en niet past.

Kan ik de formule aanpassen? De factoren en grenzen staan op het blad Lijsten en zijn aan te passen.

Wat kost de Automatiseringsscan van Bij Oort? € 295, bij opdracht verrekend (zie https://bijoort.nl/pages/pakketten).