Veel zzp’ers beginnen zelf met hun boekhouding. Dat kan prima zolang de administratie klein en overzichtelijk blijft. Het kantelpunt komt vaak wanneer bonnetjes, bankregels en aangiftes steeds vaker in de avond of het weekend belanden. Dan is uitbesteden niet alleen een kostenkeuze, maar ook een keuze voor tijd, overzicht en minder losse eindjes.
Wat kost boekhouding uitbesteden?
De prijs hangt meestal af van het aantal boekstukken, de rechtsvorm, het aantal rekeningen en de werkzaamheden die zijn inbegrepen. Bij Bij Oort beginnen de maandpakketten bij € 149 exclusief btw voor een eenvoudige administratie tot en met 25 boekstukken per maand.
Bij Oort werkt met drie vaste staffels:
- Meekijken: € 149 per maand voor maximaal 25 boekstukken;
- Meedenken: € 245 per maand voor 26 tot en met 60 boekstukken;
- Meesturen: € 395 per maand voor 61 tot en met 120 boekstukken.
Een boekstuk is een inkoopfactuur, verkoopfactuur of bankregel. Jaarstukken en de aangifte inkomstenbelasting zijn aparte jaarlijkse werkzaamheden. Daardoor zie je vooraf beter wat het vaste maandbedrag dekt.
Welke werkzaamheden kun je uitbesteden?
Bij een reguliere zzp-administratie gaat het vaak om:
- banktransacties, inkoopfacturen en verkoopfacturen verwerken;
- ontbrekende stukken signaleren;
- de administratie controleren;
- de btw-aangifte voorbereiden en indienen;
- vragen over de cijfers beantwoorden;
- periodiek uitleggen hoe de onderneming ervoor staat.
Uitbesteden betekent niet dat je zelf niets meer hoeft te doen. Je blijft verantwoordelijk voor tijdig aanleveren, zakelijke keuzes en het beantwoorden van vragen. Een goede werkwijze maakt dat aandeel alleen kleiner en duidelijker.
Hoeveel tijd levert uitbesteden op?
Gebruik je eigen situatie in plaats van een algemene belofte. Tel per maand op hoeveel tijd je besteedt aan:
- bonnetjes en facturen verzamelen en verwerken;
- transacties controleren en verschillen uitzoeken;
- aangiftes voorbereiden;
- cijfers samenvoegen voordat je een beslissing kunt nemen;
- losse vragen en correcties oplossen.
Trek daarvan de tijd af die je na uitbesteden nog nodig hebt voor aanlevering en overleg. Het verschil is je mogelijke tijdwinst.
Formule: huidige uren per maand − resterende uren na samenwerking = potentiële uren per maand terug.
Vermenigvuldig dat aantal eventueel met je eigen uurtarief of de waarde die je aan vrije tijd geeft. Zo vergelijk je de maandprijs met jouw werkelijke situatie.
Wanneer is zelf doen nog logisch?
Zelf doen kan goed passen wanneer je administratie eenvoudig is, je de regels begrijpt, alles consequent bijhoudt en snel overzicht kunt maken. Een boekhoudpakket en bankkoppeling kunnen veel handwerk verminderen.
Blijft de administratie liggen, twijfel je regelmatig over de verwerking of heb je geen actueel beeld van je cijfers? Dan worden de verborgen kosten groter. Denk aan gemiste tijd, herstelwerk en beslissingen op basis van onvolledige informatie.
Waar let je op bij een boekhouder?
Vraag niet alleen wat het kost. Controleer ook:
- welke werkzaamheden in het maandbedrag zitten;
- hoe vaak de administratie wordt bijgewerkt;
- wie je vaste aanspreekpunt is;
- hoe je documenten aanlevert;
- hoe snel vragen worden beantwoord;
- welke jaarwerkzaamheden apart worden berekend;
- wat er gebeurt als je administratie groeit.
Een goede samenwerking geeft je niet alleen een ingediende aangifte, maar ook cijfers die je begrijpt en een duidelijke werkwijze.
Past uitbesteden bij jouw onderneming?
Kijk naar het patroon van de afgelopen drie maanden. Zit je administratie telkens aan het einde van je planning? Kost het uitzoeken meer energie dan het verwerken zelf? Of wil je sneller kunnen zien wat er financieel gebeurt? Dan is een kennismaking een logische volgende stap.
Bekijk de boekhoudpakketten van Bij Oort of bereken eerst met de tijdscan hoeveel uur jouw administratie nu vraagt.
Wil je digitaal samenwerken met één vast aanspreekpunt? Lees hoe online boekhouding bij Bij Oort werkt. Houd je de administratie voorlopig zelf bij? Gebruik dan de zes stappen om je zzp-administratie in te richten.