Online boekhouden betekent dat je boekhouder en jij je administratie digitaal delen, zonder dat je langs hoeft te komen of mappen met papier hoeft te sturen. Voor veel zzp'ers klinkt dat prettig, maar het roept ook vragen op. Wat lever je zelf aan? Wat doet je boekhouder? En wanneer is er iets dat jij moet controleren? In dit artikel leggen we het ritme uit, zoals wij dat bij Bij Oort afspreken. Het is algemene informatie over een werkwijze en geen persoonlijk advies.
Wat is online boekhouden?
Bij online boekhouden gebeurt de samenwerking digitaal. Je levert je inkoopfacturen en bonnetjes digitaal aan, je boekhouder verwerkt ze in een boekhoudprogramma, en je krijgt vragen en overzichten via een vaste route. Daardoor kan een boekhouder voor klanten in heel Nederland werken. Wat blijft, is de inhoud van het werk: een volledige en juiste administratie, een btw-aangifte die op tijd klaar is en cijfers waar jij iets aan hebt.
De vijf stappen van het ritme
1. Jij levert aan
Je stuurt facturen en bonnetjes digitaal naar een vaste plek. Een foto is prima, zolang het hele document leesbaar is. Hoe je dat handig doet, lees je in bonnetjes en facturen digitaal aanleveren. Je verkoopfacturen maak je zelf of laat je maken, afhankelijk van wat is afgesproken.
2. De boekhouder verwerkt
Je stukken worden verwerkt en aan je bankregels gekoppeld. Ontbreekt er iets of klopt iets niet, dan geeft je boekhouder dat aan. Zo blijft je administratie bij en kom je niet pas aan het eind van het kwartaal tot de ontdekking dat er stukken missen.
3. Jij controleert
Na afloop van de maand kijk je of je bank en je stukken compleet zijn. Je krijgt de kans om vragen te beantwoorden en om op te merken wat je niet herkent. Jij kent je bedrijf het beste; een boekhouder kan dat niet voor je bedenken.
4. Jij geeft akkoord op de btw
Per kwartaal bereidt je boekhouder de btw-aangifte voor. Je krijgt een concept of een duidelijke samenvatting, controleert omzet, kosten en bijzonderheden, en geeft pas akkoord wanneer het klopt. Daarna wordt de aangifte ingediend. Wanneer die binnen moet zijn, lees je in btw-aangifte als zzp'er.
5. Je houdt overzicht
Je krijgt je cijfers in gewone taal, zodat je weet waar je staat. Wat dat inhoudt, lees je in je cijfers lezen zonder boekhoudjargon.
Wie is waarvoor verantwoordelijk?
Online boekhouden betekent niet dat je alles uit handen geeft. Jij blijft verantwoordelijk voor een volledige en juiste aanlevering en voor de uiteindelijke juistheid van je administratie en aangiftes. Je boekhouder verwerkt, controleert binnen de afgesproken reikwijdte en wijst je op wat niet klopt. Maak vooraf duidelijk wie wat doet, wanneer je akkoord geeft en wie een aangifte indient. Dat voorkomt discussie als er haast is.
Wat kost online boekhouden?
Dat hangt af van het aantal boekstukken per maand en je situatie. Bij Bij Oort begint boekhouding bij € 149 per maand exclusief btw, voor maximaal 25 boekstukken per maand en één zakelijke rekening. Een overzicht van alle staffels en toeslagen vind je in wat kost een boekhouder voor een zzp'er.
Voor wie past het?
Online boekhouden past goed als je prettig werkt met digitale stukken en een vaste aanleverroute. Heb je veel contante betalingen of papieren stukken, dan kan dat ook, maar het kost meestal meer tijd. Het helpt om vooraf te bespreken hoe je documenten aanlevert en wanneer je antwoord kunt verwachten.
Zo ziet een maand eruit
Een voorbeeld van een gewone maand, met een zzp'er die per kwartaal btw-aangifte doet:
- Gedurende de maand: je stuurt inkoopfacturen en bonnen door zodra je ze hebt. Je verkoopfacturen zijn verstuurd.
- Begin van de volgende maand: je boekhouder heeft de stukken verwerkt en aan de bankregels gekoppeld en laat weten wat er nog mist.
- Daarna: jij vult aan wat ontbreekt en stelt vragen over wat je niet herkent.
- Aan het einde van het kwartaal: je krijgt het concept voor de btw, controleert het en geeft akkoord. Daarna wordt de aangifte ingediend.
Zo komt er elke maand een kort moment van overleg, in plaats van een grote inhaalslag per kwartaal of per jaar.
Waar let je op bij het kiezen van een online boekhouder?
Vraag bij een kennismaking hoe de aanlevering werkt, wie je aanspreekpunt is en binnen welke termijn je antwoord krijgt op vragen. Vraag ook wat er is inbegrepen en wat apart wordt berekend, zodat je maandbedrag niet verrassend wordt. Een prettig gesprek vooraf zegt vaak meer dan een lijst met functies.
Veelgestelde vragen
Moet mijn boekhouder bij mij in de buurt zitten?
Niet bij online boekhouden. De samenwerking verloopt digitaal, dus de afstand speelt weinig rol. Kennismaken kan ook via een videogesprek of een telefoongesprek.
Kan ik overstappen van mijn huidige boekhouder?
Ja. Een duidelijke overdracht voorkomt dat werk blijft liggen. Lees overstappen van boekhouder als zzp'er voor een checklist.
Wat blijft mijn verantwoordelijkheid?
Het aanleveren van volledige en juiste stukken, het beantwoorden van vragen en het geven van akkoord waar dat nodig is. Je blijft ook zelf verantwoordelijk voor de juistheid van je administratie en aangiftes.
Benieuwd of online boekhouden bij jouw bedrijf past? Lees hoe Bij Oort werkt of plan een vrijblijvende kennismaking.