Een overstap naar een andere boekhouder voelt vaak groter dan hij hoeft te zijn. Je wilt vooral voorkomen dat werkzaamheden tussen twee partijen blijven liggen. Met een duidelijke overdrachtslijst kun je rustig vergelijken en een startdatum afspreken.
Begin bij de reden voor je overstap
Schrijf concreet op wat je mist. Krijg je te laat antwoord, begrijp je de cijfers niet, of wil je meer hulp bij het aanleveren van documenten? Zo wordt het eerste gesprek met een nieuwe boekhouder inhoudelijker dan alleen een prijsvergelijking.
Vraag wat precies inbegrepen is
Bespreek welke werkzaamheden in het maandbedrag vallen en welke apart worden berekend. Vraag hoe vaak de administratie wordt bijgewerkt, wie de aangiftes verzorgt, hoe vragen worden behandeld en wat er gebeurt wanneer je bedrijf groeit.
Spreek een helder startmoment af
Leg vast tot en met welke periode je huidige boekhouder werkt en vanaf wanneer de nieuwe partij het overneemt. Noteer welke aangiftes al zijn gedaan en welke deadlines nog openstaan. Laat beide partijen weten wie voor de overgang verantwoordelijk is.
Verzamel de administratie voor de overdracht
Vraag om toegang tot of export van de boekhouding, openstaande posten, bankgegevens, ingediende aangiftes en relevante jaarstukken. Welke bestanden nodig zijn, hangt af van de gebruikte software en jouw situatie. Controleer samen of de nieuwe boekhouder alles kan openen en begrijpen.
Regel toegang zorgvuldig
Geef de nieuwe boekhouder alleen de toegangsrechten die nodig zijn. Trek oude rechten in wanneer de overdracht is afgerond en bewaar je eigen toegang tot je administratie. Controleer ook welke koppelingen of automatische e-mailroutes nog naar de oude partij verwijzen.
Maak de eerste maand overzichtelijk
Spreek af hoe je facturen en bonnetjes voortaan aanlevert, wanneer je vragen stelt en hoe je ziet dat stukken zijn verwerkt. Een korte controle na de eerste maand laat zien of de werkwijze voor beide kanten duidelijk is.
Vergelijk op samenwerking én prijs
Een lagere prijs helpt weinig als je alsnog veel tijd kwijt bent aan correcties en vragen. Kijk naar de totale afspraak: verwerking, bereikbaarheid, inzicht en de taken die jij zelf houdt. In ons artikel over boekhouding uitbesteden staat hoe je die afweging maakt.
Wil je eerst bespreken hoe een overstap bij jouw administratie zou verlopen? Bekijk de werkwijze van Bij Oort of plan een kennismaking.