Papieren bonnetjes verdwijnen in broekzakken, vervagen in de zon en blijven achter in een auto. Digitaal aanleveren lost dat op: je legt het document vast op het moment dat je het krijgt en stuurt het door. In dit artikel lees je hoe je dat in een paar vaste stappen doet, wat je boekhouder nodig heeft en wat de Belastingdienst zegt over scannen en digitaal bewaren. Het is algemene informatie en geen persoonlijk advies.
Laatst gecontroleerd op 17 oktober 2026.
Waarom digitaal aanleveren?
Een digitaal bestand is sneller verwerkt, makkelijker terug te vinden en hoeft niet te worden gescand. Je boekhouder ziet meteen wat er is en kan koppelen aan je bankregels. Voor jou scheelt het zoekwerk aan het einde van het kwartaal. De afspraak die erachter zit is simpel: elk document komt op één vaste plek terecht.
Stap voor stap
1. Leg het vast op het moment zelf
Maak direct een foto van het bonnetje of sla de factuur op. Leg het hele document in beeld, met alle randen en op een vlakke ondergrond, in goed licht. Controleer of tekst, bedragen en datum leesbaar zijn.
2. Geef het een duidelijke naam
Een herkenbare bestandsnaam met datum, leverancier en bedrag helpt bij het terugvinden, bijvoorbeeld 2026-10-17_leverancier_24,50.jpg. Het hoeft niet perfect, als je het maar altijd op dezelfde manier doet.
3. Lever aan op één vaste plek
Spreek met je boekhouder af hoe je aanlevert: via een vast e-mailadres, een gedeelde map of een app. Meerdere bestanden in één bericht mag, afhankelijk van wat is afgesproken. Fotografeer bij voorkeur elk document apart, zodat een bon niet in een lange keten van foto's verdwijnt.
4. Controleer wekelijks wat er is binnengekomen
Een korte wekelijkse check voorkomt dat er maandenlang iets blijft liggen. Loop je bankafschrift langs en kijk bij welke betalingen nog een bon of factuur hoort.
Welke bestandsvormen werken?
Dat spreek je af met je boekhouder. Gangbaar zijn pdf, jpg en png. Een pdf-factuur die je per e-mail ontvangt, stuur je zoals hij is door en print je niet eerst uit. Bij de Belastingdienst geldt voor digitale facturen: bewaar ze in de vorm waarin je ze hebt ontvangen.
Wat zegt de Belastingdienst over scannen?
Volgens de Belastingdienst mag je papieren facturen en bonnen scannen en digitaal bewaren, onder voorwaarden:
- de scan is een juiste en volledige weergave van het origineel;
- de echtheidskenmerken van het origineel worden ook vastgelegd;
- je bewaart de bestanden gedurende de hele bewaartermijn en ze zijn binnen een redelijke termijn te controleren.
Voldoe je daaraan, dan hoef je het papieren origineel niet te bewaren. Heb je een bijzondere situatie, bijvoorbeeld veel contante bonnen? Raadpleeg dan de brochure van de Belastingdienst "Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht" of overleg met de Belastingdienst. Meer over bewaartermijnen lees je in administratie bijhouden en bewaartermijnen.
Veelgemaakte fouten
- een foto waarvan een hoek of het totaalbedrag is afgesneden;
- bonnen die in een zak of tas blijven zitten tot het einde van de maand;
- één foto met meerdere bonnen erop;
- facturen die in een privémailbox blijven staan, zonder doorgestuurd te worden;
- een betaling zonder bijbehorend document.
Wat als iets ontbreekt?
Soms is er geen bon, bijvoorbeeld bij een kleine uitgave. Meld dat dan bij het aanleveren, met een korte toelichting. Zo kan je boekhouder bepalen hoe het wordt verwerkt. Verzin of reconstrueer nooit een document; leg uit wat er is gebeurd.
Een vaste gewoonte maakt het eenvoudig
De beste aanleverroute is die je volhoudt. Begin met een vaste plek en een wekelijks moment. Hoe dat past in een vast ritme met je boekhouder, lees je in online boekhouding voor zzp'ers: zo werkt het. Sta je aan het begin van je administratie? Lees dan boekhouding starten als zzp'er.
Veelgestelde vragen
Mag ik papieren bonnen weggooien na het scannen?
Dat mag onder voorwaarden: de scan moet een juiste en volledige weergave zijn en de echtheidskenmerken moeten zijn vastgelegd. Heb je een bijzondere situatie, zoals veel contante bonnen, overleg dan met de Belastingdienst. Lees de actuele voorwaarden op belastingdienst.nl.
Is een foto met mijn telefoon goed genoeg?
Als de foto het hele document leesbaar weergeeft, werkt dat voor veel boekhouders. Spreek wel af welke bestandsvormen en welke kwaliteit je boekhouder accepteert. Voor de bewaarplicht gelden de voorwaarden hierboven.
Moet ik elke maand alles in één keer aanleveren?
Dat hoeft niet. Regelmatig aanleveren, bijvoorbeeld wekelijks, werkt beter dan alles aan het einde van de maand of het kwartaal.
Wil je een vaste aanleverroute en een boekhouder die ontbrekende stukken signaleert? Lees hoe Bij Oort werkt of neem contact op.
Bronnen
- Belastingdienst, Uw facturen bewaren: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren (geraadpleegd op 17 oktober 2026)